Structure comptable 6 choses à savoir | Himalaya Conseil 2019-02-12T09:36:26-04:00

Project Description

6 choses à faire pour structurer sa comptabilité

Lors de nos interventions, la première des étapes après l’audit de l’organisation et du plan d’affaires et de regarder la structure comptable de nos clients.

Notre constat est le suivant :

  • 75% de nos clients ont besoin d’une refonte de la charte comptable en place ;
  • 38% nécessitent un changement de système comptable ;
  • 45% ont une comptabilité qui n’est pas à jour,

Voici donc 6 choses à faire pour que votre comptabilité devienne votre meilleur outil de prise de décision !

1- Bien choisir son logiciel de comptabilité

Vous devez vous doter d’un logiciel de comptabilité qui répond au mieux à vos besoins. Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie par l’utilisateur. Les plus complets permettent de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise.

Quelles sont les processus comptables qui doivent tracés de manière efficace ?

Il s’agit essentiellement de :

  • Gestion de la banque, des cartes de crédit et des paiements
  • Gestion de la facturation de vos clients
  • Gestion des achats et si possible des commandes d’achat
  • Gestion des auxiliaires (Comptes Payables, Comptes recevables)
  • Gestion des taxes
  • Gestion des stocks

En plus de toutes ces fonctionnalités, il est important de considérer la facilité d’utilisation.

  • Est-ce que les rapports sont faciles de compréhension et d’utilisation ?
  • Est-il possible de créer ses propres rapports personnalisés ?
  • Est-il facile d’importer et d’exporter des données (notamment sous Excel) ?
  • Le logiciel est-il ouvert à d’autres applications ? La richesse des applications se connectant au logiciel comptable est indéniablement un atout pour vous faciliter la gestion de la comptabilité au quotidien.
  • Existe-t-il une version online du logiciel ?

Le nombre d’années d’existence du logiciel ainsi que la périodicité des mises à jour effectuées par l’éditeur vous garantira de la maturité du logiciel, ainsi que de sa capacité à intégrer les évolutions des normes et technologiques.

2- Structurer votre charte de comptes

Une bonne structure est celle qui va vous permettre de connaitre votre situation et de pouvoir prendre des décisions éclairées.

On peut commencer par structurer les comptes comptables qui vont servir à comprendre votre Etat des Résultats.

La bonne structure est généralement celle qui va vous permettre d’analyser vos ventes par produit, la marge brute par produit, l’évolution de votre masse salariale par département et vos frais fixes par type (assurances, locaux, honoraires,…)

Il faut aussi veiller à ce que les comptes se suivent logiquement. Laissez donc des trous dans votre charte pour pouvoir ajouter de nouveaux comptes.

Pour le bilan, il est important de bien identifier les principaux postes que vous voulez analyser. Une attention particulière est à porter aux inventaires par gamme de produit par exemple.

3-Assurer vous que votre logiciel de comptabilité soit la source fiable et unique d’information financière

En tant qu’entrepreneur, vous devez vous assurer de l’exhaustivité des informations de votre comptabilité, faute de quoi, il vous sera impossible de gérer efficacement votre entreprise.

  1. Pour facturer vos clients. Il est donc important que vous puissiez :
  • Avoir des factures professionnelles (comprenant vos numéros de taxes, s’il y a lieu) ;
  • Produire vos factures directement dans votre système comptable pour éviter des oublis. Le logiciel comptable a une numérotation chronologique des factures qui garantira cela.
  1. Eviter la multiplication des applications

Nous vivons grâce à internet une révolution logicielle majeure avec l’arrivée sur le marché d’applications qui souhaitent répondre parfaitement à un de vos enjeux : gestion du temps, gestion des clients,…. Toutefois, cela a un cout : la déperdition de l’information au travers de tous ces outils qui sont souvent non intégrés les uns aux autres

Nous vous  conseillons fortement de limiter les applications au sein de l’entreprise à 3 ou 4 : une application métier, un CRM (gestion de la relation clients), une gestion du temps et enfin…un logiciel comptable.

4-Valider les factures de vos fournisseurs, gérer et trier vos dépenses sur les cartes de crédit

Apprenez à connaître vos dépenses régulières. Munissez-vous d’enveloppes mensuelles ou d’une petite pochette compartimentée afin de vous alléger la tâche. En tout cas éviter les gros tas de justificatifs que vous donnez plus ou moins régulièrement à votre comptable.

Récemment, nous sommes intervenus chez un de nos clients en cours de contrôle de TPS-TVQ. Notre client était incapable de justifier plus du tiers des dépenses soumises à taxes. Vous imaginez que le redressement a plutôt été difficile.

5 -Vérifier vos rapprochements bancaires

Le rapprochement bancaire est un gage de qualité de la tenue de livres pour Himalaya. Il peut arriver que vous ayez des montants inscrits à votre comptabilité qui ne soient pas inscrits à votre relevé bancaire et vice-versa.

Notre première question avant d’analyser une situation financière est : de quand date votre rapprochement bancaire ?

6-Soyez le seul à pouvoir faire des paiements :

En tant qu’entrepreneur, ne laissez personne d’autre que vous signer les chèques et autoriser les virements. Ce moment est important pour :

  • Questionner le comptable sur la nécessité de payer,
  • Valider le bienfondé de la facture ,
  • Connaitre votre situation en banque et donc évaluer votre cash-flow.

Nous espérons que ces petites astuces vous permettront de mettre en place une organisation comptable qui ne soit pas mise en défaut.